Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

OK5 Oy

Yhteystiedot

Eteläesplanadi 2 
00130 Helsinki

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

OK5 Oy 
Eteläesplanadi 2 
00130 Helsinki

+358 40 586 8596 
ilona.rauhala [at] ok5.fi

 

2. Rekisteröidyt

Valmennuksien tilaajat (asiakkaat), valmennuksiin osallistujat sekä potentiaaliset asiakkaat

 

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

• Rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella
  • Asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito
  • Asiakaskirjeet ja tiedotteet, asiakastarpeiden ennakointi ja relevantin sisällön tuottaminen
  • Asiakaskyselyt, asiakasinformaation kerääminen ja asiakasymmärryksen kehittäminen
  • Lakisääteisten velvoitteiden täyttyminen, kuten kirjanpito- ja viranomaistarkoitukset
• Suostumuksen perusteella
  • Verkkosivuston kautta tulevien yhteydenottopyyntöjen hoitaminen sekä uutiskirjetilausten lähetys
  • OK5 Oy:n ja yhteistyökumppaneiden tarjoamien palvelujen toteuttaminen, myynti, hallinta, laskuttaminen ja tuotteiden/palveluiden markkinointi sekä palvelujen kehittäminen

 

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteriin kerätään vain tietoja, jotka ovat tarpeellisia ja tarkoituksenmukaisia. Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:

Yhteystiedot

• nimi
• osoite
• sähköposti
• puhelinnumero

Muut tiedot

• asiakkaan antamat markkinointiluvat/-kiellot sähköiseen markkinointiin
• tiedot ostetuista tuotteista / palveluista
• asiakkaaseen liittyvät tarkoituksenmukaiset muistiinpanot ja toimenpiteet
• mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot

 

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen OK5 Oy, Eteläesplanadi 2, 00130 Helsinki tai ilona.rauhala (at) ok5.fi

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. 

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. 

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

• asiakkaalta itseltään tarjousvaiheessa tai asiakassuhteen syntyessä
• asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen kautta

 

7. Rekisterin suojaus ja säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Vaitiolovelvollisuus sitoo rekisteritietoja.

Jos tietokantoihin tallennetusta rekisteristä tulostetaan manuaalista aineistoa, aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja rekisterinpitäjällä on ainoastaan aineiston käyttöoikeus. Manuaalisen aineiston käyttötarpeen loppuessa se tuhotaan.

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:

• Accountor Oy (taloushallinto)

Eu:n ulkopuolella

• Dropbox (pilvipalvelut)

 

8. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin on tarpeen sen asiakassuhteen (nykyisen tai potentiaalisen) tai muun määritellyn käyttötarkoituksen, jonka vuoksi tiedot on tallennettu, hoitamiseksi.

Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin saamme ne rekisteröidyltä itseltään, ja niitä korjataan ja poistetaan sen mukaan mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle.

Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

 

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

 

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Osa käyttämistämme pilvipalveluista saattaa sijaita EU:n ulkopuolella, esim. Dropbox ja tietoja siirretään säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta varmistamalla, että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, siirronsaaja on Privacy Shield -sertifioitu (Yhdysvalloissa sijaitsevat siirronsaajat) taikka siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen.

 

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.